Robotene tar de tunge løftene

Tekst og foto: Aud Gjersdal               

–  Robotene er et veldig gøy tilskudd, sier avdelingsleder ved Trondheim Folkebibliotek, Brit Karen Einang. I år satte for første gang en autonom, mobil robot for interntransport sine hjul på et norsk bibliotek. Dette skjedde som ledd i SmartLib-prosjektet til Trondheim folkebibliotek.       

Trondheim folkebibliotek opplever stor vekst i besøk og utlån, noe som krever nye løsninger.

Antall besøkende og etterspørselen etter fysiske bøker har økt de siste årene. I fjor hadde biblioteket over én million besøk.

Å bedre logistikken kan frigjøre ansatte fra tungt, manuelt arbeid og styrke bibliotektilbudet til de besøkende. Logistikk handler blant annet om å planlegge og styre vareflyt. På et bibliotek innebærer dette sortering og transport av bøker. Hvordan kan disse prosessene effektiviseres?

Bibliotekarforbundet tok en tur til Trondheim for å se hvordan de har løst utfordringene.

Omfattende samarbeid med NTNU

– Vi ønsket en mer helhetlig og bedre logistikkløsning for alle avdelinger ved biblioteket, sier prosjektleder Bjørn Tore Nyland og blar i en PowerPoint-presentasjon om prosjektet. Den gamle sorteringsmaskinen gav med sine 26 avkast bare en grovsortering.
– Her drev vi med manuell sortering – vi plukket opp én og én bok og la i forskjellige kasser.

Det holdt vi på med hele arbeidsdagen, sier han. Den gamle maskinen tok mye plass i et verdifullt område i biblioteket. Og den støyet inn i publikumsarealene.

– Biblioteksjef Jannicke Røgler tenkte at det hadde vært fint med litt hjelp fra universitetet og noen som er bedre på logistikk enn oss, fortsetter Nyland.

Samarbeidet med logistikkmiljøet ved NTNU har tilført prosjektet 35–40 studenter som har skrevet bachelor- og mastergradsoppgaver. Niloofar Jefroy har levert en doktorgrad på logistikk i bibliotek i prosjektet. De har undersøkt ulike problemstillinger og bidratt til den totale logistikkløsningen. Arbeidet deres har bidratt til mer forskning og faglitteratur innenfor biblioteklogistikk.

– De har vært fantastiske samarbeidspartnere.

Alt sorteres på hovedbiblioteket

Vi tar trappen ned til barneavdelingen i første etasje, ved inngangspartiet. Der det tidligere stod en 18 år gammel sorteringsmaskin, er det nå publikumsareal med skranke og bokhyller.
– Det nye sorteringsanlegget og robotene har gjort oss i stand til å omorganisere hele første etasje, og vi har fått et mye bedre sceneområde, sier han.

Gjennom en glassvegg kan man se hvordan bøker innlevert i automatene beveger seg nedover transportbåndet til den nye sorteringsmaskinen i kjellermagasinet. De logistiske analysene viste at sentral sortering var mest effektiv.

– Barna synes det er veldig artig å stå utenfor og se bøkene forsvinne inn i hullet til kjelleren, sier han.

Maskinen har 74 avkast, noe som eliminerer behovet for manuell sortering. De åtte filialene og et fengselsbibliotek sender nå 40 til 60 transportkasser med bøker hver dag som skal sorteres, til hovedbiblioteket..
– De kan bare legge bøker i kasser, stable i høyden og sette på et trillebrett til transportøren, sier han.

På hovedbiblioteket legges bøkene på transportbåndet som ruter dem videre til riktig avkast.
– Bydelsbibliotekene mottar ferdig sorterte kasser med henholdsvis returnerte og reserverte bøker. Dermed slipper de å plukke reserveringene ut manuelt, sier han. Hver kasse har en strekkode. Når den skannes, får alle bøkene i den status som mottatt.

Løsningen gjør at filialene kan fylle kassene helt opp og at transportøren slipper å sortere kassene inne i budbilen, siden alle skal til hovedbiblioteket.
– HMS er en viktig del av prosjektet. Det blir mindre løfting og manuelt arbeid.

Sporing av bøkene

I logistikk er sporing viktig. I biblioteksammenheng må ansatte kunne lokalisere bøker som er under transport, slik at de slipper å lete etter dem. De har hatt et godt samarbeid med Bibliotek-Systemer.
– Prosjektet har vært fremsynt i kravspesifikasjonen, der de ville ha kontroll på hvor de innleverte materialene til enhver tid befinner seg, sier daglig leder Ola Thori Kogstad på telefon fra Larvik.

De har tilpasset Bibliofil til kravene, slik at bibliotekansatte kan se hvor bøkene og kassene er. Alle kassene er nummerert. En kan se hvor en kasse er, og hvilke bøker som er i den.

Det har de gjort ved å utvikle en protokoll for utveksling av informasjon mellom sorteringsanlegget og biblioteksystemet. Dette er en åpen protokoll som også andre leverandører kan bruke.
– Det er gjort mange gode grep som åpner for videreutvikling senere, sier Kogstad og påpeker at deler av løsningene har overføringsverdi for bibliotek med sorteringsanlegg, selv om de ikke har roboter.

Robotene Jakob og Neikob

To roboter står oppstilt langs veggen i kjellermagasinet. De har fått navnene Jakob og Neikob etter trønderen Kari Stais bildebøker.
– Det er veldig fint å kalle dem opp etter en billedbok med lokal tilknytning, sier avdelingsleder Brit Karen Einang. Hun sier at det har vært mye å forholde seg til av nye ting og rutiner, men at det har vært positiv stemning hele veien.

– Vi er veldig fornøyde. Nå frigjør vi enda flere ansatte til å jobbe med publikum som vi tenker er en riktigere bruk av mennesker.

Robotene tar heisen selv

Denne uken er to teknikere fra Bibliotheca her for å teste robotene. Dette selskapet er totalleverandør og markedsledende innenfor selvbetjening og logistikk. Det har virksomhet på alle kontinenter. Det er første gang de bruker autonome, mobile roboter til intern transport fra sorteringsanlegget.
– Bibliotheca har allerede serviceroboter som kan guide deg rundt i biblioteket, eller hjelpe brukeren med å returnere bøker, sier Nyland. Nå tar de et skritt videre ved hjelp av SmartLib-prosjektet. Med et bibliotek på fire publikumsetasjer blir det viktig at robotene kan ta heisen uten menneskelig inngripen.

Erik Carlfalk fra Bibliotheca demonstrerer hvordan roboten fungerer. Når en kasse er full, registrerer en sensor dette og gir beskjed til roboten. Den beveger seg til rett kasse i anlegget, løfter den ned og frakter den til heisen, som den bestiller trådløst. Heisen prioriterer henvendelser fra roboten. Heisdøren åpner seg, og roboten kjører inn for å levere kassen til depotstasjonen i en av etasjene. Derfra må bibliotekansatte sette bøkene på hyllene.

– Det er et komplisert prosjekt. Når en lager alt fra grunnen av, er det veldig mye som skal klaffe for å få det hele til å fungere sammen, sier Bjørn Tore Nyland. Han tror flere bibliotek vil kunne bli mer effektive ved å bruke denne løsningen.
– Vi tror dette er neste skritt i biblioteklogistikk.

Fakta om SmartLib-prosjektet 2022–2026

• Samarbeid med logistikkmiljøet ved NTNU og Georgia Tech.

• Trøndelag fylkesbibliotek deltar.

• Prosjektet fikk syv millioner kroner fra Forskningsrådet.

• Trondheim kommune bidro med tilsvarende beløp i investeringsstøtte.

• Prosjektet har bred intern deltakelse

• Prosjektgruppen består av Frode Pettersen, Brit Karen Einang og Bjørn Tore Nyland.

Besøk SmartLibs prosjektside her eller sjekk ut løsningen selv under SmartLib-festivalen 15. april 2027